ネクストソリューションズ　代表取締役　久保 和之　社長ブログ

November 1, 2007 02:35 AM | Category: BUSINESS, DIARY, MIND

偉大なgoogle お蔭様で仕事のスタイルが激変しました。

社長として自分の行動の反省は自分でしかできません。
一日に費やした時間が適正だったのか、常に自問自答することが重要です。

メールを処理している時間を、仕事をしたと誤解していないか。
メールの処理がお客様や社員のためや、社会のためや、自分の成長になっているのか。
メールの処理をしているよりも、腕を組んでじっと考えているほうが価値があるかもしれない。

というわけで、メール編

ポイントは一つ、如何にメールのために費やしている時間を減らすか

いまメインメーラーは「GMAIL」です。
いままでアウトルックがメインでしたが、完全にGmailに乗り換えました。

私のメールアドレスに来たメールはすべてGmailに転送され、Gmailで処理します。
バックアップとして自宅のＰＣでアウトルックにダウンロードしていますが、ひたすらバックアップしているだけで、それを読むことはありません。

時間を減らすためのポイントはたくさんあります。

１、メールは返さずに電話する

電話可能時間帯により、アポイントの返事、議論すべき内容、ありがとうの一言はすべて電話。
電話代はかかりますが、時間のロス防ぎ気持ちを伝えるのは電話が一番です。
どうしてもメールを書くときはできる限り５行以内、それ以上は電話か会議のほうが適正に伝わります。

２、フィルタやフォルダ分けではなく検索という考え方

フォルダを会社用、顧客用、重要度で分ける方法は矛盾が多すぎて崩壊します。
きれいに整理することで満足し、実際後で見ることはほとんどありません。
メールを手動で移動する時間は膨大で、フィルタ分けするには「どっちにいれるのか？」矛盾が多くて、完璧に分けられません。
フォルダにドラッグしたりクリックする時間すら無駄です。
Googleは検索エンジンの世界最強の会社、つまりそれをフル活用するのです。
まずフィルター機能はすべてオフにして、すべて受信トレイにいれる。
読んだメールはすべてアーカイブへ移動。
Ａ社のＢさんのメールを読みたい場合は、「Ａ Ｂ」で検索。
瞬時にＡ社のＢさんのメールのみが抽出されます。
Ａ社のＣプロジェクトは、「プロジェクト名で検索」
Ｂさんが自社名もプロジェクト名もいれず、かつ重要な内容を送ってきた場合は、整理して自分に転送。
その際に社名とプロジェクト名をいれる、徹底して「キーワード」のみをルール化する。
これでフィルター機能やフォルダ分けは一切不要になります。

３、重要なメールを整理しない

重要ということは行動が必要です。
会議であったり考える時間であったり。
つまり重要なメールを重要とフォルダ分けしたり別箇所に保存するのではなく
「予定に入れる」
その予定の際にそのメールを検索すれば、特別な整理は不要です。
Gmailに瞬時に検索できる速度があるからこそできる技です。
重要なメールが精神的に重くてずっと受信トレイに残ってしまったり、考えるべきこととしてずっと別箇所にメモを残すことは実は思考停止に陥り自分から逃げること。そして膨大にたまり続けます。
重要であれば、自分のスケジュールをそのために埋めることが大切です。

ディープなメールが来た瞬間、一瞬でアーカイブ、そして「予定を埋める」
行動こそがすべてという考え方。
そのメールに時間をかけて返事するほどの愚行は最大の無駄。

４、一度読めば二度とよまない
携帯、会社のＰＣ，自宅のＰＣ、様々な閲覧方法で同じメールをみれることがGmailの利点。
会社のメールを携帯に転送すると、携帯でみて更にＰＣでも読むことになります。
重要であっても2度読むことは最大の非効率。
つまり二度と見えないようにすることが重要です。
ＰＣで一度読んだらGmailの機能でアーカイブ、携帯経由でGmailを読んだらすぐにアーカイブ
アクションが必要ならスケジュール登録、それ以外はすべてアーカイブ
これを徹底したら、一度開いたメールを無駄に２度読むことを一切排除できます。

５、メモを蓄積しない
メモ帳、メモ機能、情報整理のシステム、いろいろとありますが、無駄なメモを取らず蓄積しないことが大切。
蓄積されたメモは埋もれ、二度と読まれることはありません。
つまり蓄積する行為すらが無駄。

選択肢は二つ
１、アクションすべきメモはスケジュール登録
２、忘れたくないメモは、自分にメールしてアーカイブ

思い出すために検索するか、予定にいれるかの二つに一つ。
埋もれるメモはメモを取るだけ無駄です。

６、あらゆる情報を持ち歩く
整理して持ち歩く時間が無駄、そして整理する時間が無駄
ぜんぶまとめてメールに蓄積し、必要なときに検索する。
携帯があればあらゆる過去の蓄積メールをその場で検索できます。
電話帳に入っていない連絡先も、名前を入れれば過去のメールで電話番号がでてきます。

７、携帯で出来ないことをパソコンでする
普段は携帯で処理して重要なものだけパソコンで処理
これからは携帯でできないことをパソコンでする時代。
ほとんどの「読むだけメール」は携帯で処理し、簡単な返信は携帯で移動中に完了。
返信が必要であったりパソコンでしかできないことのみをパソコンで行う。
そして徹底して受信トレイを空にする、クイックレスポンスを心がける。

これだけ徹底すればメールが多い方は、メールのために費やしていた時間の５０％くらいを削減できます。

仕事とはパソコンを使うことではなく、「頭を使い行動すること」

ＩＴは目的ではなく手段であり、使いこなすことが大切。

人間であるなら、人間でしかできないことに集中する。

無駄を省く、二度しない。これが一番の効率化です。

Comment [1] | TrackBack [0]